Hoe corona toetsen veranderde

Corona maakte een einde aan alle traditionele, zeg maar vastgeroeste manieren om te toetsen. Rob Lamers, Sjano Rampersad en Peter van Helsdingen blikken terug.

’We spelen allemaal dezelfde wedstrijd’

Rob Lamers is manager administratie onderwijs centrum bij de dienst bedrijfsvoering.

‘Elk domein heeft zijn eigen toetsorganisatie, die verantwoordelijk is voor het maken van de rooster: wanneer en waar welke toets plaatsvindt. Die toetsorganisaties maakten onderling afspraken over bijvoorbeeld zalen en surveillanten. We wisten dat het in juni/juli zou gaan knellen, dus vroegen we ons af: kunnen we dat efficiënter afstemmen? Daarom was het eerste wat we deden was de verschillende toetsorganisaties bij elkaar zetten in een Windesheimbrede “Toetscampus”. , inclusief Almere.

Hoe verliep die eerste corona-toetsperiode?

‘Je zou misschien verwachten: chaotisch. Maar nee. Als er al sprake was van verwarring dan kwam dat door de onduidelijke regelgeving, en door discussies over vragen als: hoe lang blijft het virus leven op papier, hoeveel mensen mogen er op de campus lopen, wanneer moet je een mondkapje op. Maar niét als het gaat om de manier waarop we het probleem aanpakten. De toetsorganisaties werkten graag samen en ik durf te zeggen: de medewerkers waren buitengewoon professioneel. Het ging allemaal heel natuurlijk. Daarbij moet ik óók opmerken dat de opleidingen onwijs hun best hebben gedaan om alternatieve toetsvormen te bedenken. Op zulke momenten merk je dat Windesheim een kennisinstelling is, en wat onze core business is en dat de toetsen moesten gewoon doorgaan. Daar zette iedereen zich voor in.’

Waren er lessen geleerd voor periode 1, in september?

‘Om de drukte te spreiden hebben we de starttijden in tweeën geknipt, met een half uur tijdsverschil. Daarnaast konden we het aantal stoelen uitbreiden van 450, in juni, naar 1100 in toetsperiode 1 en later toetsperiode 2. En om het aantal loopbewegingen te minimaliseren hebben we ook een centrale bodedienst opgezet.’

Er waren ook wel incidenten…

‘We hadden na de vakantie meer plekken maar er kwamen ook veel meer studenten. Dat leidde soms tot gedrang bij de ingangen van de zalen. Een speciaal ‘regulatieteam’ moest dat voorkomen. Maar ja, Windesheim is net de maatschappij en menselijk gedrag reguleren is buitengewoon ingewikkeld. Maar voor het over-, overgrote deel verliep alles volgens de regels, en ging alles goed. En ondertussen blijven we uiteraard oog houden voor hoe het eventueel beter kan.’

Daarna was het schrap zetten voor periode 2….

‘Die is veel drukker dan periode 1 en ik moet zeggen dat veel medewerkers na periode 1 toch buikpijn kregen bij de vraag: hoe gaan we dat straks doen? Daarom hebben we de toetsperiode ook verlengd van twee naar drie weken – gewoon om ‘lucht’ in de planningen te krijgen te krijgen.’

En wat vind je nu van studenten?

‘Je krijgt de surrealistische situatie dat studenten wekenlang thuis zitten, nauwelijks de deur uit gaan en geen student zien, en dan voor de toets massaal naar de campus komen. Voor veel studenten is dat buitengewoon ingewikkeld.’

De roostermakers hebben het zwaar gehad.

‘Het afgelopen jaar lag er ontzettend veel druk op de medewerkers. Normaal gaat dat met golven: soms is het druk, daarna vlakt het weer af. Maar nu was de druk er constant. Ik durf wel te stellen dat de werkdruk alles bij elkaar té hoog is geweest. Ik vind dat we op Windesheim ook oog moeten hebben voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor de achterliggende processen. (Het woord ‘ondersteunend’ gebruik ik liever niet, dat vind ik een vervelende term.)  Natuurlijk hebben de docenten de afgelopen periode óók onder zware druk gestaan. Maar laat ik het zo zeggen: we spelen allemaal dezelfde wedstrijd, iedereen doet mee, en bij iedereen staat hetzelfde zweet op de rug.’

En de wedstrijd is nog niet afgelopen…

‘Nee. Net als in de derde week in periode 2 gaan we in periode 3 met verminderde capaciteit toetsen omdat we voorbereid willen zijn op de besmettelijke ‘Britse variant’ van het virus. Dat betekent niet met maximaal 160 studenten toetsen maar terug naar 80 studenten. Vanwege Goede Vrijdag en Tweede Paasdag, die in die periode vallen, gaan we ook nog twee extra dagen toetsen, op vrijdag 26 maart en maandag 12 april.’

Wat neem je mee, als straks alles voorbij is?

‘We denken na of we deze gecentraliseerde wijze van werken ook ‘post-corona’ zouden moeten voortzetten. Ik denk dat die gezamenlijkheid, die uniformering van afspraken, het alleen maar makkelijker maakt om deze complexe materie te beheersen. Uniformering maakt flexibel: je zou het niet denken maar het is toch écht zo. Maar dat is een proces dat echt post corona bekeken moet worden. Nu werken we hard om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk toetsen zo goed mogelijk georganiseerd kunnen worden. Het gaat om de student.’

’Sommigen hielden zich expres niet aan de regels. Dat is jammer’

Sjano Rampersad is toetscoördinator van het digitaal en het schriftelijk toetscentrum Windesheim Flevoland.

‘De toetscampus was een hele verandering. Ik kende wel een aantal collega’s maar we hadden nooit eerder gezamenlijk opgetrokken in de toetsweken, en nooit eerder centrale afspraken gemaakt. Maar ik vind het heel positief dat we nu samen optrekken en dingen op dezelfde manier doen. Ik hoef sommige dingen nu niet meer in m’n eentje uit te zoeken.’

Hoe verliepen de afgelopen toetsperiodes?

‘We hebben in twee gebouwen toetsen afgenomen, De Landdrost en Het Baken. We hadden de studenten duidelijk uitgelegd waar ze moesten zijn en wanneer, en een filmpje gemaakt om te laten zien wat ze moesten doen. Het aantal toetsplekken was een stuk minder, we konden per toetsronde maar 50 studenten in het gebouw toelaten. Maar het was minder druk dankzij alternatieve toetsen, of omdat docenten besloten hadden wat eerder of later te toetsen. Maar met name in Het Baken zijn er momenten geweest dat het druk werd rond de gymzalen en iedereen moeite had om zich aan de anderhalve meter te houden. En ja, sommigen hielden zich expres niet aan de regels, dat is dan lastig. Maar alles bij elkaar is het goed verlopen.’

‘Een groter probleem, niet zozeer in juni maar wel vanaf september, was het werven van surveillanten. Die zijn vaak ouder dan 65 en behoren dus tot de risicogroep. We hadden er daardoor minder, en sommigen zegden ook op het laatste moment af omdat ze zich zorgen maakten. Veel van hen zijn nog steeds niet opnieuw gestart, ze willen eerst gevaccineerd worden. De regel is twee surveillanten per lokaal. Maar soms moesten we het doen met één. We hebben toen voor de zekerheid contact opgenomen met de examencommissie, om te vragen of dat kon. Gelukkig was dat het geval. Maar de regel blijft: twee surveillanten.’

Houden studenten het vol?

‘We hoorden de afgelopen toetsperiode vaker dat studenten zich zorgen maken over surveillanten die te dichtbij komen, of over studenten die dicht langs je tafel langskomen. Men is wat sneller geïrriteerd dan vroeger, denk ik. En ook wat minder oplettend.’

Een extra applaus voor alle collega’s

Peter van Helsdingen is manager bedrijfsvoering bij het domein bewegen & educatie

Mijn broer werd vorig jaar maart vijftig. Toen ik – niet al te lang daarvoor – die mijlpaal bereikte, had hij mij meegenomen naar Dublin, voor een broer-broer weekendje weg. Nu was het mijn beurt om hem op een stedentrip te trakteren en de keuze viel op Bilbao. Grootste trekpleister aldaar is natuurlijk het prachtige Guggenheim Museum, waarvoor we online een toegangskaartje hadden bemachtigd voor zaterdag 14 maart. Ongeveer op driekwart van ons bezoek kwamen plotseling, beheerst maar beslist, een aantal suppoosten op ons af die ons en alle andere bezoekers vroegen om het museum direct te verlaten; de overheid had enkele tellen eerder een decreet uitgevaardigd om alle publieke gebouwen zo snel mogelijk te ontruimen. Corona kwam ineens heel erg dichtbij. Enkele minuten later konden we met eigen ogen waarnemen hoe dat in Spanje gaat: er was bijna niemand meer op straat. Eenmaal terug in het hotel hoorden we geruchten dat het luchtruim gesloten zou gaan worden. En we wisten inmiddels dat een huurauto voor 1500 euro, one way, eventueel de enige optie zou kunnen zijn om nog terug te kunnen keren naar Nederland. Uiteindelijk konden we de volgende dag nog net het laatste vliegtuig naar Nederland nemen. Vanaf Schiphol ging de treinreis voor het eerst van mijn leven met mondkapje verder, richting Steenwijk.

Het was 15 maart 2020 en de wereld was veranderd. In no time maakten we kennis met Microsoft Teams en werden we er ook nog eens snel handig in. En bijna net zo snel werden de fysieke ruimtes (klaslokalen en werkkamers) in capaciteit teruggebracht naar wat binnen de anderhalve-meter-wereld normaal zou gaan worden. Plots zagen we elkaar nauwelijks meer bij de coffee Corner of het kopieerapparaat. De korte gesprekjes op de gang verdwenen en nieuwe collega’s werden van harte welkom geheten in een nieuwe, digitale werkomgeving. Van een paar hoorde ik onlangs, dat ze nu alweer een aardig lange tijd binnen onze hogeschool werken, zonder ooit een student te hebben zien lopen…

Hier en daar viel het werk stil, op andere plekken werd het drukker. Onderwijscollega’s moesten samen met mijn collega’s uit de bedrijfsvoering nog nooit gelegde puzzels oplossen om het onderwijs zoveel mogelijk doorgang te laten vinden. In tijden van crises, zo wordt wel eens gezegd, wordt het kaf snel van het koren gescheiden. Binnen het domein waar ik de eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering draag, was samenwerken nog wel eens een uitdaging. De veelheid aan opleidingen, cultuurverschillen en diverse bedrijfsvoeringspraktijken maakten nu echter plaats voor een ongekende eendracht. Met soms lichte verbazing, maar vaker nog met veel bewondering, heb ik binnen mijn eigen domein kunnen zien hoe door contactpersonen uit alle onderwijsclubs, roosteraars en tentamenorganisaties de meest ingewikkelde roostervraagstukken werden getackeld. Ondanks het feit dat er vacatures ontstonden en teams opnieuw opgebouwd moesten worden, werd met begrip en geduld gezocht naar oplossingen voor problemen waar we nooit eerder mee te maken hadden gehad.

Ook binnen de secretariaten werden de mouwen opgestroopt en kregen we het samen met onze onderwijscollega’s bijna altijd voor elkaar om studenten hun onderwijs te bieden. In de klaslokalen, online en zelfs in personeelsruimtes en studielandschappen die met behulp van de afdeling huisvesting snel konden worden omgebouwd tot open leslokalen. De onderlinge samenwerking ging ook over de domeinen heen. De soms zeer verschillende tentamenorganisaties van de domeinen vonden elkaar in de Toetscampus, en zorgden er samen met het DTC voor dat zoveel mogelijk studenten hun tentamens konden doen.

De landelijke versoepelingen rond de zomervakantie maakten het mogelijk om wat meer naar de hogeschool te kunnen komen. Maar eind september werd bepaald dat medewerkers met ingang van 1 oktober alleen naar de campus in Zwolle mochten komen wanneer hun aanwezigheid op die dag écht vereist was. Zelf ben ik daarna met enige regelmaat wel naar Zwolle afgereisd. Zo was ik bode tijdens de eerste toetsperiode van dit studiejaar en ik bezoek met enige regelmaat mijn hardwerkende collega’s.

Tot hier lijkt het misschien alsof alles met enig gemak verliep: kaf, koren, luctor et emergo, een voor allen… Maar in de praktijk verliep het lang niet altijd zonder slag of stoot. Ondanks de vele desinfectiemogelijkheden, de corona-stewards en de vele protocollen die voor onderwijs en toetsen waren opgesteld, was het niet altijd makkelijk om anderhalve meter afstand te houden. Hier en daar leidde dat tot strubbelingen, aanpassingen van bijvoorbeeld looproutes en gedoe met mensen die geen mondkapjes wilden dragen. En bijna allemaal hadden we last van de hard schommelende balans tussen werk en privé en merkten we dat thuiswerken zowel een zegen als een vloek kon zijn. Collega’s kregen te maken met kinderen die thuis moesten blijven. Veel vaker dan me lief was, kreeg ik te horen dat collega’s zelf, of van heel nabij, te maken hadden gekregen met Corona, zorgtaken binnen het gezin of binnen hun familie moesten oppakken of afscheid moesten nemen van een naaste. 

Als ik terugdenk aan de eerste maanden van Corona, dan denk ik ook aan hoe er werd geapplaudisseerd voor alle helden in de ziekenhuizen en in de zorg. Nu, bijna een jaar later, denk ik dat er voor heel veel andere hardwerkende mensen nog geen handen op elkaar zijn gegaan. En dat ik dat graag – op anderhalve meter afstand – wél zou willen doen voor alle collega’s die dagelijks hun best doen om onze hogeschool draaiende te houden, niemand uitgezonderd! We willen hoe dan ook zorgdragen voor de continuïteit van ons onderwijs. Met dat in gedachten kan het haast niet anders, dan dat we het wel vol zullen blijven houden. Ook al snakken we naar meer vrijheid en werken we ons een slag in de rondte.

Voor mijn vrouw Paulien is het afgelopen jaar ook niet gemakkelijk geweest. Zonder haar steun had ik mijn werk niet kunnen blijven doen op de manier waar ik dat tot nu toe heb gedaan. Zij bood mij de ruimte om me in te zetten voor mijn werk en hield het huishouden en gezin draaiende. Nu houdt zij enorm veel van reizen. En binnenkort bereikt ze de magische leeftijd waarop normaal gesproken een stedentripje het minste is wat ze verdient. Dat staat met stip genoteerd op mijn to-do lijst.

Tekst: Marcel Hulspas
Foto’s: Herman Engbers

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *