‘Een poes die plotseling op schoot springt’

Sollicitatiegesprekken via Zoom of Teams en één-op-één rondleidingen over de campus voor splinternieuwe werknemers. Ondanks de coronacrisis gaat het werk van de human resource-afdeling van Windesheim gewoon door. Al is het vaak net even anders.

De eerste ‘coronaweken’ stonden in het teken van crisismanagement, vertelt Erik van den Berg, recruiter voor het domein bewegen & educatie en een aantal diensten. De toestroom van vacatures liet daarom even op zich wachten, maar inmiddels draaien alle recruitmentwerkzaamheden weer op volle toeren.

Online ‘onboarding’
“Met dank aan de digitalisering. Kandidaten hoeven natuurlijk helemaal niet per se naar Windesheim te komen voor een gesprek. Iemand face-to-face zien en spreken kan heel goed via Teams of Zoom. Assessments kunnen digitaal plaatsvinden, contracten kunnen via de mail worden afgehandeld en ook ‘onboarding’ (de introductie van nieuwe medewerkers) kan online. Hetzelfde geldt voor afstemming rondom de strategische personeelsplanning en vacature-intakes met managers.”

Digitaal onzeker
Natuurlijk was het even wennen en omschakelen. Erik: “Laten we eerlijk zijn: we hebben soms te maken met leidinggevenden en kandidaten die niet altijd even digitaal vaardig zijn. Voor deze collega’s en kandidaten moest er worden meebewogen.”

Met managers en kandidaten die zich digitaal wat onzeker voelen, wordt er voorafgaand aan de gesprekken een testverbinding gemaakt. “Je wil ook niet dat zij met het zweet op het voorhoofd en met stress in het lijf een gesprek in gaan.”

Fluitende kanaries
Kandidaten gaan verrassend goed om met de nieuwe situatie, vindt Erik. En online een gesprek voeren levert op een bepaald vlak zelfs een voordeel op ten opzichte van een gesprek face-to-face. “Het is altijd goed om in een gesprek iets te zien van iemands natuurlijke gedrag. En aan een keukentafel met fluitende kanaries en blaffende honden of een poes die plotseling op schoot springt en een beker koffie omstoot, worden gesprekken er echt interessanter op.”

Een sollicitatiegesprek via Teams of Zoom is behelpen, maar werkt dus eigenlijk best oké. “Mijn ervaring is dat als iemand goed is toegerust met de juiste digitale middelen, en bijvoorbeeld een goede headset op heeft, je prima gesprekken kunt voeren waarbij mensen zich in hun eigen omgeving goed op hun gemak voelen.”

Rondleiding over de campus
“Wel lopen we er af en toe tegen aan dat externe kandidaten toch graag de campus of hun werkplek willen zien voordat ze definitief ‘ja’ zeggen. Of dat een manager de kandidaat toch echt een keer in de ogen wil kijken voordat er een definitieve match is. Dat snap ik heel goed. In dat geval is de kandidaat in een tweede ronde uitgenodigd op de campus en hebben we één-op-één een rondleiding gegeven. Daarbij werden de corona-regels van handen wassen en anderhalve meter afstand houden uiteraard strikt nageleefd.”

Corona meeting
Maar de grootste verandering vindt Erik het niet hebben van face-to-face contact met collega’s van PenO en de hiring managers van de diensten en domeinen. Ook de dagelijkse reuring van de campus mist hij. “Alles gebeurt nu online. Om dat gemis van directe collega’s op te vangen hebben we met het team Recruitment iedere dag een dagstart, de zogeheten ‘corona meeting’. Verder is het wekelijkse PenO-moment omgebouwd tot een online meeting in Teams. En dat werkt, met enige overlegdiscipline, prima.”

Erik is trots op zijn afdeling. “We laten zien dat we ons snel kunnen aanpassen. Ook zijn we ontzettend creatief in het bedenken van nieuwe manieren van contact hebben. Resultaten worden ook nu behaald, alleen op een andere manier. Ik hoop dat we goede dingen die nu ontstaan behouden.”

Dagelijks sportmoment in het park
Op persoonlijk vlak was het voor Erik ook even omschakelen en wennen. Net als veel andere collega’s moest hij thuis een werkplek inrichten, een weg vinden in het begeleiden van zijn kinderen met huiswerk en er voor zorgen dat werk en privé zo goed mogelijk naast elkaar kunnen bestaan. “Samen met mijn man, docent verpleegkunde op Windesheim, heb ik een realistische planning gemaakt. Inclusief een dagelijks sportmoment met de kids in het park.”

Online open dag
Wat verwacht hij voor de komende maanden? “Ik ben benieuwd welk effect het opschorten van de bsa heeft op de formatie en het aantal vacatures. Ik ga ervan uit dat onze online open dag goed gezocht gaat worden en dat studenten de weg naar Windesheim wel zullen vinden, waardoor er bij groei ook weer vacatures ontstaan.”

Daarnaast is hij benieuwd naar het advies van het RIVM en onze regering: worden de maatregelen wat versoepeld of voorlopig nog niet? “Op dit moment trekt het qua vacatures weer goed aan. Ieder jaar worden er vanaf mei, als aanloop naar het nieuwe studiejaar, veel vacatures gesteld. Dat zal dit jaar niet anders zijn, verwacht ik. Misschien wordt het juist zelfs drukker in vergelijking met andere jaren, omdat leidinggevenden het plaatsen van vacatures wat hebben uitgesteld.”

Tekst: Wouter van Emst
Foto: Erik van den Berg