Hybride werken: werken waar je wilt

Door de coronapandemie hebben veel docenten en medewerkers voor het eerst ruime ervaring opgedaan met thuiswerken. Dat is velen prima bevallen. Windesheim wil deze ervaring benutten voor een revolutie op de werkvloer, genaamd hybride werken. Op de campus zijn is straks niet langer de norm. Maar komt er een nieuwe norm?

Al vóór corona werd in het kader van de Strategische Koers nagedacht over, en geëxperimenteerd met, flexwerken en flexibel onderwijs. De pandemie zorgde voor een enorme versnelling. Online onderwijs werd de (tijdelijke) norm en er ontstonden allerlei tussenvormen. Een enquête onder medewerkers eerder dit jaar gaf aan dat het (vaker) thuisweken velen uitstekend beviel. Anderen, een minderheid, verlangden terug naar de oude situatie.

Het College van bestuur wil deze bereidheid nu benutten om een nieuwe visie op werk te introduceren. Er is een ‘Task force hybride werken’ in het leven geroepen die de medewerkers de komende maanden zal uitnodigen binnen hun team na te denken over hoe ze met z’n allen ‘hybride’ kunnen gaan werken. Maar de voortvarendheid waarmee het College dit aanpakt, roept bij velen vragen op. Mogen medewerkers en docenten straks zelf nog wel bepalen waar en hoe ze werken?

‘Je moet een nieuwe balans vinden’

HR-adviseur Miranda in ’t Veld brainstormt met een projectgroep over de spelregels voor hybride werken.

Hoe verloopt zo’n gesprek binnen een team?
‘Vaak begint de teamleider met de open vraag ‘hoe zou het bij ons uitpakken als we voor de helft thuis en voor de helft op de campus werken?’ Dan wordt al snel duidelijk waar de grenzen liggen. Docenten die voor vier dagen fysieke lessen staan ingeroosterd kunnen onmogelijk meer dan één dag thuis werken. Vervolgens worden er samen spelregels
gemaakt, en dan is het een kwestie van uitproberen.’

Dat betekent taken anders indelen.
‘Ja, als je bijvoorbeeld twee dagen op de campus bent ga je vanzelf alle fysieke overleggen op die dagen plannen. En thuis ga je dan je werk- en privé-tijd herindelen. Je moet echt een nieuwe balans vinden in je werk. Je kunt afspreken dat je elkaar in ieder geval één dag per week ontmoet. Voor de groepsbinding kun je bijvoorbeeld dagstart- of lunchbijeenkomsten organiseren.’

Hoe gaat de campus er uit zien?
Medewerkers komen vooral naar de campus voor de dingen die je samen doet. Daarom is er meer behoefte aan flexibele werkplekken en kamers waar je in kleine groepen kunt overleggen. En minder behoefte aan vaste bureaus.’

Kunnen teamleiders de leden goed op afstand begeleiden?
‘Onderling afstemmen is belangrijk om te voorkomen dat mensen alleen in een kantoor zitten of dat er te weinig werkplekken zijn, of dat mensen van het team vervreemden omdat ze veel thuis doen. Dat is zeker ook iets waarin teamleiders van elkaar kunnen leren en geschoold mogen worden.”

Waarom staat in de nieuwe reiskostenregeling dat de werknemer voor twee dagen per week vergoeding krijgt en de rest apart moet declareren?

‘Dat heeft met veranderde fiscale regelgeving te maken. Het verstrekken van een vaste reiskostenvergoeding is niet langer toegestaan, de vergoeding moet overeenkomen met de feitelijke reisbewegingen. We moeten de reizen dus gaan registreren. Tot het zo ver is sluit de reiskostenregeling aan op die van september vorig jaar, waarbij we uitgingen van twee dagen werken op de campus en een vergoeding op declaratiebasis voor meer reisdagen per week.’

‘Ga eens uit van twee dagen per week op de campus’

Thera Jonker is directeur van de Dienst Strategie & Support en voorzitter van de Task Force.

Wat moet de rol zijn van de teamleider?
Ik hoop dat teamleiders het gesprek faciliteren. Ze hebben een informerende rol. Hybride werken is iets totaal nieuws, we zullen het samen moeten uitvinden.

De opvattingen daarover kunnen sterk uiteenlopen…
‘Daarom hebben we hybride werken zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Zo kunnen teams zoveel mogelijk zelf uitmaken hoe ze gaan werken, met als vertrekpunt wat het werk van hen vraagt. De meeste medewerkers willen deels thuis en deels op campus werken. Dat kwam naar voren uit de enquête, onze gesprekken met de teams en de werkconferenties. Daarbij wil men de fysieke ontmoeting op campus maximaal benutten, voor onderwijs, teamoverleg, sollicitaties, creatieve sessies et cetera. Om de ontmoeting op de campus ruimte te geven gaan we nu uit van een vuistregel van twee dagen per week op Windesheim. De andere dagen kunnen dan per team of individueel ingevuld worden, al naar gelang wat nodig is’.

Wordt dat de nieuwe norm?
‘Nee, het is niet meer dan een startpunt. Iedereen wil meer thuis gaan werken, de een wat meer, de ander wat minder. Hoe geven we samen vorm aan het verlangen naar flexibiliteit, minder reistijd, balans tussen werk en privé? Bij Strategie en Support hebben we tot de herfst een proefrooster, met een wisselende vaste dag op campus voor elke afdeling. Dan weten we dat de teams elkaar dán zeker zien en met elkaar aan de slag kunnen. De tweede dag kiezen medewerkers in overleg met hun team, afhankelijk van wat hun werk van ze vraagt. Daar hoeven we geen harde afspraken over te maken.’

‘Bij het onderwijs is het rooster een belangrijke factor. Wij hopen dat gesprekken in de teams worden gevoerd op basis van: wat is je werk, welk werk vraagt dat je op de campus bent, wanneer is dat, met wie, en wat betekent dat voor onze aanwezigheid? Onze aanpak is gebaseerd op vertrouwen in medewerkers, hun creatieve kracht en onderlinge samenwerking. Iedereen wil het beste voor de studenten en z’n collega’s.’

Hoe verhoudt zich dat met het streven naar hybride onderwijs?
‘Er is een verschil tussen hybride werken en hybride onderwijs. Dat laatste staat bij ons nog in de kinderschoenen. We waren bezig daar vorm aan te geven (blended learning) – en toe kwam corona en gingen we noodgedwongen oefenen met online onderwijs en thuis werken. Dan heb je nog geen hybride onderwijs. Aan de onderwijsdirecteuren is gevraagd een visie neer te leggen op hybride onderwijs, en ondertussen gaan we oefenen met hybride werken. Komende maanden gaan we zien hoe die twee zich tot elkaar verhouden.’

Loop je niet het risico dat binnen de teams de samenhang verdwijnt?
‘Eén van de vragen is inderdaad: hoe zorg je ervoor dat er bij een wisselende aanwezigheid op de campus een natuurlijk sociale cohesie behouden blijft, en er ook nieuwe samenhangen kunnen ontstaan, waarbij we ook over de grenzen van disciplines heen werken? Dat vraagt iets van ons allemaal, ook van de leidinggevenden. We zullen hier extra aandacht aan moeten schenken, en samen moeten voorkomen dat sommige medewerkers buiten de informatiestroom komen te staan.’

Wanneer wordt de aanpak geëvalueerd?
‘Na de herfstvakantie is er een eerste evaluatie en daarna hebben we tot februari om verder te experimenteren. Wat werkt er wel en wat werkt er niet? We zijn nieuwsgierig naar de eerste ervaringen, en naar wat we van elkaar kunnen leren.’

‘Er komt geen centraal voorschrift’

Henk Hagoort en Inge Grimm vormen het College van Bestuur.

COVID heeft veel schade veroorzaakt. De kwaliteit van het onderwijs kwam twee jaar fors onder druk te staan – voor docenten én studenten was het een zware tijd. Dat moet ingelopen worden – er er zijn al zorgen omtrent de stijgende werkdruk. Moet dit juist nú gebeuren?

Hagoort: ‘Hybride werken is geen traject met allerlei werkdrukverhogende elementen. Volgens mij is het een antwoord op de vraag in heel veel teams leeft: we mogen we weer terug, we hebben geleerd thuis te werken, dat is in vaak goed bevallen, wat worden de nieuwe spelregels? Dus hebben we tegen de teams gezegd: ga hierover met elkaar in gesprek en bepaal zélf wat de juiste mix is.’

Grimm: ‘In februari heeft HRM hierover een grote enquête uitgevoerd, over alle domeinen, en het grootste deel van de medewerkers gaf daarbij aan méér thuis te willen werken. Sommigen zeiden inderdaad: “eerst terug naar de oude situatie en daarna zien we wel” maar dat was maar een klein deel. De een wil het zus, de ander denkt zo… hierover bestaat een brede waaier van opvattingen.’

Hagoort: ‘En daar is ook alle ruimte voor. De vraag is per team: hoe gaan wij dat doen met elkaar? En als het team er niet uitkomt, is er de leidinggevende. We geven géén centraal voorschrift voor wat de mix moet worden.’

Dus als team besluit, we gaan lekker ouderwets terug naar klassikaal…
Hagoort: ‘…Dan kan dat.’

Grimm: ‘We gaan toch zeker de werkdruk niet nóg verder verhogen met “gij zult dit, gij zult dat…”. Als een docent zegt “ja maar ik moet vier dagen aanwezig zijn” en dat past in het team – het werk is leidend – dan is dat prima. En dan moet die docent ook een werkplek hebben.’

Hagoort: ‘Als bestuur moeten we wél een aantal regelingen aanpassen.’

Grimm: ‘Een thuiswerkvergoeding, we kijken naar de reiskosten woonwerk-verkeer, en naar het meubilair op de hogeschool. Maar zoals de Hanzehogeschool heeft gezegd: twintig procent moet voortaan online… toen wij dat hoorden dachten we: wow! Zo doen we het dus niet! De teams, dáár ligt onze kracht en die moeten de keuzes maken.’

Een dergelijke eis zal op Windesheim nooit op tafel komen?
Hagoort: ‘Nee. Maar teams hebben ook dingen geleerd in coronatijd die ze willen vasthouden. Als het gaat om gesprekken, vergaderen, stagebezoeken zijn er natuurlijk lessen geleerd. Wij werken nu ook heel anders dan vóór corona. Op dat pad gaan we voort.’

Het gaat erom: wat is de beste manier van lesgeven?’

Cor Niks is lid van de Centrale Medezeggenschapsraad.

We gaan hybride werken – wat vindt de CMR daarvan?
‘Als CMR hebben we hierover nog geen standpunt ingenomen. Maar persoonlijk, als docent van Windesheim, wil ik er wel wat over zeggen. We worden als CMR overigens redelijk overvallen door het tempo waarmee het College momenteel allerlei “regels” afkondigt of duidingen doet waarin wordt gesuggereerd dat we met zijn allen vooral hybride gaan werken. Eén voorbeeld is de verandering in de regeling van de reiskostenvergoeding. Het CvB heeft hierover al van alles naar buiten gebracht maar is nog niet bij de CMR langs geweest, en wij moeten er ook iets van vinden. In ons commissie-overleg met de afdeling HR hebben we een en ander gehoord maar we hebben nog geen formeel voorstel gezien. Iedere werkgever mag van alles zeggen en van alles organiseren, maar er komt een moment dat er wijzigingen moeten worden doorgevoerd. En dan is de CMR aan zet. Hybride werken is zo’n dossier.’

De medewerkers worden alvast “klaargestoomd”, zo lijkt het wel.
‘De trend lijkt te zijn: je kondigt een experiment aan, iedereen mag het uitproberen en dan vloeit het automatisch de organisatie in. Om een voorbeeld te geven: het College kan medewerkers niet verplichten om thuis te gaan werken. Maar ondertussen worden de regelgeving en de inrichting van de hogeschool gevoelsmatig op sommige werkplekken wél die kant op gestuurd. Ik heb er ook niks op tegen als mensen daarin meegaan. Maar er zitten aan dat soort veranderingen vaak formele dingen waar de CMR naar moet kijken, bijvoorbeeld of zoiets wel positief uitpakt voor medewerkers en studenten. Neem weer die reiskosten. We gaan ernaar toe dat medewerkers die met de auto of fiets komen, en die vaker dan twee dagen per week op de campus willen werken, elke maand reiskosten moeten declareren. Je moet het bijhouden, en dan invoeren in de, laat ik het zo zeggen, niet echt gebruiksvriendelijke omgeving van Oracle. Dat wordt minder fijn, en foutgevoeliger voor medewerkers. Ik heb inmiddels begrepen dat dit te maken heeft met fiscale regels en dat we in de nabije toekomst met HRtoday gaan werken, een gebruiksvriendelijk programma waarin het bijhouden weinig moeite en tijd gaat kosten. Hopelijk gaat dit ook zo zijn.’

Je had het over de inrichting van de hogeschool – zoals die glazen hokjes?
‘Men denkt dat die hokjes geschikt zijn om bijvoorbeeld online college te geven of even een SB gesprek te voeren. Ik ben in een van die hokjes gaan zitten, en heb zitten praten tegen mijn beeldscherm, en collega’s die buiten stonden hoorden letterlijk wat ik zei. Bij lesgeven is dat niet erg maar wat als je een persoonlijk gesprek wilt voeren? En je hoort ín dat hokje natuurlijk ook alles wat er buiten gebeurt. Kortom, die hokjes zijn leuk bedacht, ze worden als experiment weggezet, maar ze helpen niet. Even afgezien van de vraag of je lang in zo’n vissenkom wil zitten.’

Wordt het hybride werken aan docenten opgedrongen?
‘Bij BMR kreeg een aantal docenten voor de vakantie te horen: “geef aan welke lessen je voortaan online gaat geven.” Maar zo werkt het niet. Dat soort uitspraken zijn wat mij betreft niet oké. Het gaat erom: wat is didactisch de beste manier van lesgeven? Dat kan online zijn. Je moet het niet omdraaien. Dan kom je aan onze visie op onderwijs, aan het Onderwijsconcept en daar moet de CMR wél iets van vinden.’

Het College belooft dat Windesheim van de medewerkers nooit een bepaald percentage thuiswerken zal verlangen. ‘Streefgetallen, dat moet je niet willen. En wat zijn ze waard? Google heeft bijgehouden hoe de verkeersverplaatsingen zich ontwikkelden de laatste maanden. We zitten bijna weer op het oude pre-corona niveau. Men zegt wel het fijn te vinden om thuis te werken, maar het is ook gewoon fijn om bij collega’s binnen te lopen, om koffie te drinken. En zeker onze studenten vinden het nodig en heel fijn om ons live te ontmoeten! Ik verwacht dat we uiteindelijk slechts op een bescheiden schaal anders gaan werken.’

tekst: Marcel Hulspas en Ernest Mettes
illustraties: Judy Ballast

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *